Постоянно растет число людей, работающих удаленно. Все больше специалистов задумывается или уже переходит на удаленный формат. Компания Ernst & Young прогнозирует, что уже к середине 2020 года каждый 5-й человек в мире будет работать удаленно. Поэтому мы решили составить руководство для тех, кто собирается перейти на удаленную работу, но не знает, как это сделать правильно. В статье разберем, как найти баланс между работой и личной жизнью на удаленке, как сформировать подход к работе из дома, который расширяет свободу, помогает все успевать и не терять интерес, продуктивность и вдохновение.
Формируем тактику и подход к работе
График. Установите четкий график работы. Вопреки заблуждениям, что удаленка подразумевает тотальную свободу. В некоторой мере, это так, вы можете позволить себе намного больше, чем в офисе. Однако выходя за границы разумного, легко потерять контроль над работой, например отсрочить дедлайны, выполнить задачу невнимательно и с ошибками. Работа на дому — это постоянная самоорганизация и самодисциплина. Фрилансер постоянно должен понимать, когда он работает, а когда отдыхает. Размытые границы превращают жизнь в хаос, уменьшают продуктивность, способствуют постоянной суете и усталости — человек и не работает, и не отдыхает. Это путь к выгоранию, дезориентации и потере компетенции.
Другая крайность, если не установить четкий график работы из дома, вы рискуете не заметить, как работаете круглосуточно. Установите часы, когда ничто кроме работы не тревожит вас. За этот период времени решайте сложные и приоритетные задачи, которые требуют концентрации. Поточные задания, которые возникают на протяжении дня, решайте по мере поступления, но предпочтительно в свое фиксированное рабочее время. Если не обговорить заблаговременно с руководством личный график работы, вы рискуете, что отбоя от задач не будет. Вы лично даете карт-бланш коллегам и руководителям обращаться к вам и в выходные, и поздними вечерами. Упростите жизнь себе и коллегам, установите график, когда вы онлайн и работаете, например с 10:00 до 16:00, таким образом все будут осведомлены и уверены, что в это время на вас можно рассчитывать.
Концентрация. Дома гораздо больше соблазнов и отвлекающих факторов, чем в офисе. Работая дома, можно в любое время устроить перекус, отвлечься на соцсети или на разговор с родственниками. Но если организовать рабочее пространство, тогда отвлечься и потерять концентрацию станет сложнее. Зафиксируйте границы для родственников и друзей, чтобы они знали, когда вы работаете и вас не следует беспокоить.
Мы не замечаем, как часто отвлекаемся в процессе работы на ненужные вещи. Отвлекаясь, мы теряем половину времени на обратное сосредоточение. Чтобы сосредоточиться после отвлечения, нужно потратить 25 минут. А если на протяжении дня отвлекаться 5 раз — это потерянные 2 часа. Следовательно, например, работаем мы 5 часов, отвлекаемся 5 раз, — теряем 2 часа времени, работаем продуктивно только 3 часа. Но если ограничить источники, которые рассеивают внимание, и не отвлекаться, тогда получится работать всего 3 часа, вместо 5-ти.
Мы уже разбирали, что мешает работать продуктивно, и как мы впустую тратим время при выполнении задач. Читайте подробное руководство о том, как работать меньше и получать больше результатов.
Налаживаем коммуникацию
Демонстрируйте свою активность. Старайтесь любыми методами, желательно ненавязчивыми, демонстрировать, что работаете, что вовлечены в рабочий процесс. Оповещайте о своем прогрессе. Если выполнили задачу, сразу рассказывайте об этом. Если у вас в потоке работа, но вам дали еще задания, тогда узнайте о их приоритетности и сроках выполнения. Говорите о том, чем заняты сейчас, и фиксируйте то, когда приступите к следующей задачи. Не давайте своим коллегам и руководителям думать, что вы не выполняете работу, сидите без дела.
Отчетность. Готовить отчет о проделанной работе — это обязанность многих удаленных сотрудников. Если в ваши обязанности входит отчетность, тогда старайтесь готовить и сдавать ее в рабочее время — не затягивайте. Держите отчетную таблицу в доступном месте на рабочем столе, чтобы выполнив задачу, вы сразу вносили ее, и не забывали или потом в спешке не тратили время на создание отчета с нуля.
Если отчетность не требуется, тогда все равно задумайтесь о том, чтобы структурировать свои результаты. Во-первых, если возникнет недопонимание, вы сможете сослаться на свой отчет, продемонстрировав, как работали. Во-вторых, самоорганизация необходима для удаленной работы, отчетность поможет понимать свою продуктивность. Вы сможете прогнозировать, сколько времени потратите на решение задачи, тем самым определите, как разумно организовать график и режим работы.
Взаимодействие с коллегами. Если в офисе все находятся в единой связке и в едином ритме и потоке, что в любое время можно подойти, пообщаться и спросить что-либо, то на удаленной работе — это не всегда так. Придерживайтесь правил делового онлайн этикета. О нем мы уже писали подробное руководство, поэтому прочитайте, чтобы не смущать своих коллег — цифровой этикет 2020: правила хорошего тона, когда вы онлайн.
Организуйте рабочее пространство
Стол и стул. Вряд ли найдутся те, что на постоянной основе будут работать лежа на кровати, на полу, хоть и с теплым ковром, или на кресле с ноутбуком на ногах — это извращение. Создайте удобные условия, которые помогут настроиться на работу. Работайте за столом и на стуле — это организует. Помимо прочего, помните о здоровье: постоянная работа в неудобной позе приведет к проблемам с позвоночником и шеей. Если полдня работать в кривой позе, тогда готовьтесь, что к вечеру разболится голова или спина.
Компьютер. Это единственный инструмент, с помощью которого можно полноценно работать удаленно. Позаботьтесь о том, чтобы компьютер на ограничивал ваши возможности, не глючил и не подводил в ответственное время. Если вы не хотите привязываться к одному месту, планируете работать не только дома, тогда присмотритесь к ноутбуку.
Обстановка. Главное правило рабочего пространства при удаленной работе — это ограничение от зоны отдыха. Организуйте обстановку так, чтобы ничто не отвлекало, не мешало сконцентрироваться. Если вас неизбежно окружает шум, разговоры сожителей, тогда используйте наушники. Найдите музыку, которая помогает сосредоточиться на работе: без слов, в медленном темпе, фонового формата. Например, подойдут такие музыкальные жанры как ambient и new age.
Найдите равновесие и пользуйтесь возможностями
Меняйте обстановку. У офисных работников нет возможности работать на природе, в уютном кафе или в интересном коворкинге. Меняйте обстановку, когда чувствуете, что потеряли мотивацию, увлеченность и вдохновение. Исследуйте, не засиживайтесь дома. Находите места, где у вас получается продуктивно работать или придумывать творческие схемы и решения.
Умейте отдыхать. Работая в офисе, мы обусловлены четкими границами, например с 10:00 по 19:00. В это время мы плодотворно работаем, после него отдыхаем и не думаем о работе, можем не отвечать на сообщения и звонки, — в расчет не берем непредвиденные случаи. Но работа на удаленке, хоть и подразумевает отсутствие четкого графика, но тем самым вызывает постоянную активность и доступность работника.
Удаленным работникам свойственно работать больше, — это психология. Человек чувствует, что его не контролируют, ощущает свободу, следовательно готов работать больше, чем в офисе, чтобы показать свою результативность и мотивацию. Фрилансеры часто сталкиваются с трудоголизмом и переработками. Старайтесь не растягивать работу на весь день, в долгосрочной перспективе, это не сработает — наступит эмоциональное истощение и хроническая усталость, а может и депрессия.
Найдите свой режим. Если научиться самоорганизации и самодисциплине, тогда можно почувствовать свободу и преимущества удаленной работы. Найдите время, когда у вас получается работать продуктивно и с вдохновением, когда меньше отвлекающих факторов. Есть люди, которые предпочитают работать по ночам, а есть те, кто с воодушевлением работают ранним утром. Наблюдайте за собой, определите, когда именно вам нравится работать.
В рабочем процессе часть задач мы выполняем независимо от других, самостоятельно, а другую часть мы обрабатываем совместно с коллегами и руководителями. Работу, которая требует только ваших ресурсов, выполняйте в то время, которое вам нравится — хоть ночью, хоть днем. Но задачи, которые требуют коммуникации с сотрудниками, решайте только в рабочее время. Подстраивайтесь под общий поток компании, старайтесь балансировать между разностью в рабочем времени, чтобы не откладывать выполнение задач на сутки. Если ваши биоритмы не совпадают с графиком ваших коллег, тогда постарайтесь работать на опережение, не оттягивайте выполнение задач, не готовьте работу прямиком к дедлайну.
Придумайте «План Б». Если произойдут неожиданные сложности в офисе — за это в ответе руководство, а если дома, тогда ответственность на работнике. К непредвиденным обстоятельствам можно отнести: внеплановое отключение электричества и интернета. Будьте готовы к таким неожиданным сюрпризам. Не оставляйте задачи на крайний срок и не доделывайте в последние минуты. Осознавайте, что в любой момент что-то может пойти не по-плану, поэтому придумайте дополнительный план, куда пойти работать, когда дома не получается.